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Die perfekte Präsentation

Von Dipl. Kom. Wilfred Lindo

Ist Ihnen das nicht auch schon passiert? Eine Anfrage, ein Anruf und in Windeseile müssen Sie eine kleine Präsentation zu einem Produkt oder zu einem Konzept vorstellen. Als Selbständiger, als Freiberufler aber auch als Angestellter kann Ihnen das jeden Tag passieren.

Multimedia ist in aller Munde. Doch Sie brauchen für Ihre Zwecke eine wirkungsvolle Präsentation mit einfachen Mitteln. Die Erstellung darf nicht viel Zeit in Anspruch nehmen und muss dem Zuhörer einen bestimmten Inhalt vermitteln. Gerade wer seine ersten Gehversuche auf diesem Gebiet macht, findet hier einige Anregungen und Tipps, wie er schnell seine eigene Präsentation erstellen kann. Also lassen Sie uns gemeinsam mit wenigen Handgriffen eine Präsentation zusammenstellen, die auch für einen ungeübten Anwender gute Ergebnisse liefert.

Die richtige Ausstattung
Was brauchen Sie, um aus Ihrem Personal Computer ein Präsentations-System zu machen? Im Rahmen unseres Workshops wollen wir nur mit wenigen Mitteln in die Welt der Präsentation vorstoßen. An Software benötigen Sie dafür ein ein einfaches Grafikprogramm, das unter Windows läuft und ein Tool, mit dem Sie anschließend die erstellten Grafiken in einer Art Diashow ablaufen lassen können. Schon sind Sie für die erste Präsentation gerüstet. Auf der Hardware-Seite wollen wir uns ebenfalls auf das Nötigste beschränken. So haben Sie auch die Garantie, daá Sie Ihren Vortrag ohne große Vorbereitung und mit einem Minimum an Ausstattung überall laufen lassen können. Daher ist ein normaler PC bereits ausreichend, um einige Grafiken darzustellen. Wer natürlich über eine leistungsstärkere Hardware verfügt, kann seine Grafiken dadurch schneller ablaufen lassen. Ansonsten kann nur die Speicherkapazität Ihrer Festplatte Ihnen Grenzen setzen.

Vorgehensweise
Bevor Sie mit der Erstellung der einzelnen Grafiken beginnen, sollten Sie sich zunächst einige Fragen zu Ihre Präsentation stellen:

  • Welche Zielsetzung verfolgen Sie mit Ihrem Vortrag?
  • Welche Inhalte sollen vermittelt werden?
  • Wen wollen Sie ansprechen?
  • Wieviel Zeit steht Ihnen zur Verfügung?
  • ...
Haben Sie alle Fragen für sich beantwortet, kann die eigentliche Realisierung starten. Beginnen Sie zuerst mit der Entwicklung eines Ablaufplanes. Hier vermerken Sie sich alle notwendigen Inhalte, legen die Anzahl Ihrer Grafiken fest und notieren sich bereits einige Stichworte zu den einzelnen Grafiken. Auch ein Zeitplan sollte an dieser Stelle bereits existieren. So können Sie im Geiste Ihren Vortrag durchspielen. Jetzt haben Sie einen roten Faden für Ihre Präsentation geschaffen und kommen so relativ schnell zu einer guten Umsetzung Ihrer Idee. Erst jetzt schalten Sie Ihren Rechner an.

Die erste Grafik
Nach dem Sie das Grafikprogramm gestartet haben, können Sie anhand Ihres erstellten Ablaufplanes (Storyboard) mit der Anfertigung Ihre Grafiken beginnen. Um bei allen Grafiken, die zu Ihrer Präsentation geh”öen, eine einheitliche gestalterische Linie zu erzielen, erzeugen Sie zunächst eine Grafik, die als Basis für alle Folgenden dient. In ihr sind alle wiederkehrenden Elemente enthalten. Beispielsweise finden Sie hier Ihr Firmenlogo, Ihren Namen oder eine bestimmte Hintergrundgrafik wieder.

Beginnen Sie zunächst mit dem gewünschten Hintergrund. Windows bietet bereits im Standardlieferumfang einige interessante Bitmap-Grafiken, die gut für Ihren Präsentationshintergrund dienen können. Natürlich kann auch ein selbsterstelltes Muster als Grundlage dienen. Hier sind der eigenen Fantasie keine Grenzen gesetzt. Die meisten Bitmap-Grafiken unter Windows sind meist nur kleine grafische Elemente. Für unsere Präsentation müssen wir den gesamten Bildschirm mit dem gewünschten Muster füllen. Nach dem Sie die in Frage kommende Grafik geladen haben, markieren Sie den gesamten Bereich und dublizieren das Muster durch die Befehle und . Die so neu entstehenden Elemente fügen Sie mit der Maus aneinander und es bildet ein geschlossener Hintergrund für Ihre Präsentationsgrafiken.
Dabei sollten Sie auf den Inhalt der Bitmap-Grafik achten, da sich nicht jedes Bild als Hintergrund eignet. Zu dominante Bilder lenken das Augen zu sehr von der eigentlichen Information ab. Auch nicht jedes grafische Element läßt sich ohne weiteres aneinandersetzen. Benutzen Sie somit eher ein einfach gehaltenes Muster. Nun fügen Sie Logos, Texte und sonstige Elemente ein, die auf allen Präsentationsgrafiken erscheinen sollen. Sind alle Bestandteile an der richtigen Position platziert, speichern Sie die Grafik ab.

Nun beginnen Sie mit der eigentlichen Erstellung der einzelnen Präsentationsgrafiken. Bei jeder Grafik laden Sie als ersten Arbeitsschritt die Basisgrafik in das Programm. Nach dem Sie anhand Ihres Konzeptes Ihre Texte und Informationen erstellt haben, speichern Sie einfach die neu entstandene Grafik unter einem neuen Namen ab. Je nach Zeit, Geschick und Anforderungen kann die einzelne Grafik aus einfachen Textaufzählungen bis hin zu komplexen Zeichnungen reichen. Hier sollte jeder selbst ein wenig probieren und seine Fähigkeiten nutzen.

Die Präsentation beginnt
Nun haben Sie bereits die Grundlage für Ihre Präsentation geschaffen. Alle Grafiken stehen Ihnen zur Verfügung. Dabei sollten Sie möglichst die Grafiken fortlaufend durchnummerieren, um bei der späteren Präsentation auch die richtige Reihenfolge einzuhalten. Nun benötigen Sie ein Programm, das Ihre Grafiken einliest und auf Tastendruck die einzelnen Grafiken auf dem Bildschirm erscheinen lässt. Der Markt ist voll von professionellen Präsentationsprogrammen, die eine Fülle von Funktionen bieten.

Wie setze ich die Präsentation ein
Da Sie sich sowohl bei der Erstellung als auch bei dem Umfang der Präsentation auf ein Minimum beschränkt haben, ist der mögliche Einsatz dieses Medium sehr vielfältig. Wollen Sie ein Produkt oder ein Konzept nur vor wenigen Leuten zeigen, so ist das Betrachten direkt am Bildschirm ein ausreichendes Präsentationsmittel. Je größer dabei der Monitor ist, desto größer kann auch die Anzahl der Betrachter sein. Mit einem Notebook mit entsprechendem Farbdisplay können Sie sogar Ihre kleine Show völlig ortsunabhängig vorführen. Müssen Sie vor einem größeren Auditorium präsentieren, so schließen Sie einfach einen Beamer oder einen Overhead-Projektor mit einem entsprechenden Zusatzgerät an Ihren Rechner an und schon sind Sie auch für größere Präsentationen gerüstet. Hinzukommt, dass Sie auch einzelne Grafiken ausdrucken und als Arbeitsmittel oder Folien, beispielsweise in einer Sitzung, nutzen können. Möchten Sie nach einem Vortrag die Grafiken auch anderen Personen zur Verfügung stellen, so spielen Sie einfach alle Dateien auf einen Datenträger und geben so problemlos Ihre Informationen weiter. So erzeugen Sie mit wenig Aufwand eine ansehnliche Präsentation und verleihen Ihren Ideen und Worten mehr Ausdruck.

Über den Autor:
Redaktionsbüro Lindo http://www.lindo.de.


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